O Taskrow pode ser usado para organizar a comunicação com clientes. A Extranet permite aos seus clientes criar solicitações que automaticamente são inseridas na fila de tarefas dos responsáveis pelo atendimento. É possível também ter um canal onde sua empresa envia informações aos clientes incluindo solicitação de aprovações de arquivos.
Apenas usuários com permissão podem ver as informações enviadas pelo cliente. Já os clientes não tem acesso a nenhuma informação interna sobre tarefas ou qualquer outra atividade.
Passo 1 - Criar contatos (usuários) do cliente
Para habilitar a Extranet é necessário criar os contatos do cliente. Cada contato terá seu usuário para acessar o sistema. Para criar um contato, entre na página do cliente e clique na aba "Contatos". A seguir clique no botão "Novo Contato".
Crie um contato, incluindo o nome e o e-mail. Após salvar, é mostrado um botão "Enviar convite". Clique nesse botão para o Taskrow enviar um e-mail de convite para o e-mail cadastrado.
O contato (cliente) receberá um e-mail contendo um link para a Extranet. A Extranet é um ambiente independente do Taskrow para ser utilizado de forma exclusiva por usuários externos (clientes). O endereço de acesso é suaempresa.taskrow.com/Extranet. Somente os contatos cadastrados terão acesso à esse ambiente.
Passo 2 - Habilitar extranet em um projeto
Para a sua empresa enviar informações ao cliente é necessário habilitar a Extranet em um projeto. Para isso, acesse a página do projeto e clique no botão para editar.
Na tela de edição do projeto existe uma opção "Extranet -> Habilitar".
Ao marcar esta opção serão apresentados os campos de configuração da extranet conforme descrito abaixo:
Responsável interno pelas solicitações de extranet: é o usuário interno que vai receber a tarefa criada a partir das solicitações do cliente na extranet. Somente usuários com permissão para acessar a extranet poderão ser selecionados.
Participantes internos nas solicitações de extranet: os usuários que serão incluídos como participantes nas solicitações criadas pelo cliente. Somente usuários com permissão para acessar a extranet poderão ser selecionados.
Exibir subtarefas para o cliente: Permite que o cliente veja as subtarefas.
Permitir cliente criar solicitações: Permite que o cliente crie solicitações. Caso esta opção não esteja marcada o cliente só receberá as tarefas nas quais for feito um comentário na aba extranet ou solicitação de aprovação.
Contatos do cliente com acesso à extranet: Contatos do cliente que poderão abrir solicitações externas no projeto/
Prazo para atender solicitações (dias): É o tempo para primeira resposta, ou seja, o prazo atribuído automaticamente para as solicitações que o cliente abrir pela extranet. Este prazo poderá ser alterado pelo usuário que receber esta demanda.
A partir desse momento todas as tarefas desse projeto receberão a aba "Extranet" pela qual será possível se comunicar com o cliente através dos comentários ou solicitar aprovação de materiais.
