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Como controlar as prospecções no Taskrow

Toda empresa de prestação de serviço dedica uma parte das horas de seus profissionais para elaborar propostas e participar de concorrências para ganhar projetos e contas.

É muito interessante medir a quantidade de horas dedicadas nesses processos para que exista consciência dos gestores de quanto é investido nos processos de prospecção que a empresa participa e quais clientes mais demandam esse tipo de esforço. 

No Taskrow existem algumas forma diferentes de controlar esses trabalhos e cada empresa pode encontrar uma alternativa que lhe atende melhor. De qualquer forma deixamos abaixo alguns exemplos de como tratar esses trabalhos:

 

A. Projeto Único - uma tarefa para cada prospecção
Criar um único projeto de prospecção na própria empresa e não nos clientes e criar uma tarefa para cada prospecção nova colocando no nome da tarefa o cliente e projeto que está sendo orçado. Também é possível adicionar um código de referência externo ao título da tarefa, por exemplo. Essa forma é a mais simples, mas dá menos precisão na mensuração da informação. Por exemplo, será mais trabalhoso saber quantas horas foram gastas em cada prospecção e para um determinado cliente.
 
B. Um projeto para cada cliente - uma tarefa para cada prospecção
Para cada cliente ou prospect criar um projeto do tipo prospecção com uma tarefa para cada solicitação de proposta. 
No painel de projetos será possível ver uma lista com todos os projetos desse tipo e a quantidade de tarefas abertas para cada projeto. 
Essa é uma boa alternativa pois permite avaliar as horas dedicadas em prospecção por cliente sem muito trabalho adicional.
 
C. Um projeto para cada prospecção com uma ou mais tarefas
Para cada cliente ou prospect criar um projeto do tipo prospecção e suas tarefas para cada nova solicitação de proposta. Permite um grau maior de controle sobre todos os processos de prospecção que estão ativos, mas exige muita disciplina para atualizar as informações e consome mais tempo para criar e encerrar cada um desses projetos. Dessa forma é possível ver no painel de projetos uma lista objetiva com todas as prospecções em andamento. 
 
Dica 1:
Mesmo que seja criada uma única tarefa para cada prospecção ela poderá ser desmembrada em subtarefas com prazos diferentes para distribuir as atividades agrupando as horas trabalhadas.
 
Dica 2:
Podem ser criados fluxos de tarefas específicos para prospecções e visualizar cada tarefa pelo seu estágio como no exemplo abaixo:

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